Content Snare: Gerenciador de Briefings para WebDesigner

Antes de mais nada quero começar esse post falando que isso não é um artigo de afiliado, e sim um artigo de recomendação genuína de uma ferramenta para devs.

Ser um webdesigner e trabalhar com desenvolvimento de sites requer uma série de habilidades. Se você trabalha para uma empresa grande provavelmente você não tem que lidar com o frontend, backend, experiência do usuário, SEO, atendimento ao cliente, conteúdo, além de, é claro, entender o que o cliente quer, através de um processo de briefing ou entrevista. Se você se enquadra neste modelo, você deve ter uma função mais específica, que te permite concentrar mais tempo em uma única coisa.

Agora, se você é como nós da UpSites, uma empresa em crescimento, que se esforça ao máximo para conseguir atender o cliente e entender que tipo de site o cliente quer, tenho certeza que você vai se entusiasmar com o que vou contar a seguir.

Qualquer profissional sabe que para um projeto dar certo, é preciso de sistemas e processos. Quando você constrói seu negócio para ser executado da forma mais eficiente, você acaba com mais tempo para realmente crescer o negócio ou fazer coisas que você ama.

As ferramentas que você escolhe desempenham um papel importante em tudo isso.

Quando chegou a hora de encontrar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para o nosso negócio de desenvolvimento de sites, não tinha idéia do quão difícil seria. Existem muitas opções, todas dizendo ser as melhores em questão de gerenciamento de projetos. Mas nós precisávamos de uma ferramenta que fizesse toda a parte de criação e gerenciamento de briefings, para ter uma comunicação que fosse de fato eficiente com os nossos clientes.

Com certeza você já passou por uma situação em que o seu cliente preenche o briefing e você entende o projeto totalmente diferente do que ele realmente queria. Isso pode ser tanto uma má interpretação sua ou uma forma confusa do cliente se explicar. E isso passa muito pela qualidade de briefing que você utiliza. Mas, independente do motivo de isso ter acontecido, isso sempre resulta em retrabalho, o que faz você e/ou sua empresa perder bastante credibilidade.

Tentamos as mais diversas ferramentas como Trello, Asana, Jira, RunRun.it, Basecamp, Todoist, e de fato, muitas delas nos ajudaram e serviram para gerenciar os trabalhos em andamento, mas nenhuma delas era realmente FEITA para empresas de webdesign e desenvolvimento de sites. Além de que muitas delas têm funcionalidades que nós não precisamos, poluindo a interface e piorando nossa organização.

Pensando nisso, escrevi este artigo aqui para te apresentar como solucionamos esse desafio.

O pesadelo do Briefing acabou

Criar um briefing eficiente e personalizado para cada tipo de website que você for desenvolver pode nem sempre ser uma tarefa muito fácil. Vou listar abaixo, alguns dos problemas que mais enfrentamos com relação a comunicação fornecedor-cliente e também internamente em nosso teamwork. Veja como usamos a ferramenta Content Snare em cada um dos itens abaixo.

Centralização e recebimento de todo tipo de conteúdo (texto, imagem e vídeo) em um só lugar.

Poder receber texto, imagem e vídeo, em um lugar só, para todos os clientes é algo que otimiza muito o tempo de qualquer agência ou profissional. Perdemos muito tempo se organizando para se organizar e isso pode acabar com a eficiência de qualquer empresa, além de dar margem para que seu cliente te envie o conteúdo do briefing em várias partes. Sem contar aquele tipo de cliente que resolve te mandar um conteúdo por email, uma imagem pelo Facebook e o vídeo institucional pelo Whatsapp. O segredo é: centralize TUDO em uma só plataforma e mostre para seu cliente como isso pode ser bem melhor.

Formatação e conversão de arquivos de briefing

Quem nunca recebeu um briefing sem formatação , que você simplesmente não pode copiar e colar diretamente no site e as vezes é mais rápido redigitar do que ficar acertando a formatação manualmente. Ou então, aquele cliente seu que é um pouco mais “vintage” (sendo generoso no adjetivo) e resolve te mandar um arquivo de briefing feito na versão do Word 98 que nem mesmo abre no seu computador.

Limitar as perguntas certas do briefing

Tivemos casos aqui na Upsites de clientes que resolvem escrever quase uma tese de doutorado para explicar como ele quer que o layout do seu site seja feito. O segredo do bom briefing é receber a informação certa, no tamanho certo e na hora certa. Não adianta o cliente querer fazer uma retrospectiva da vida dele para explicar o core business da empresa, isso acaba tomando tempo do desenvolvedor e não ajuda a entender a demanda. Em resumo, deixar o campo de resposta muito amplo pode fazer com que o seu cliente “viaje” ou simplesmente não entenda o que é para escrever, prejudicando o entendimento do projeto. Isso deixa de ser um problema com as diversas de opções de campo que o Content Snare nos dá, podendo podendo criar um briefing com caixas de seleção, dropdowns, uploads de arquivos e muitos outros tipos de campos que ajudam na limitação de respostas.

Perder o briefing na enxurrada de emails

A tarefa de não deixar os briefings se perderem no meio de tantos emails é fundamental. Se você deixa passar ou postergar a tarefa, o email que contém o briefing pode literalmente ser soterrado pelas outras mensagens. Além de que, mesmo que seu briefing não se perca nos emails, pode acontecer de algum membro da sua equipe se distrair e salvar numa pasta pessoal, que o restante da equipe não tem acesso. Isso fará com que você gaste mais tempo procurando onde foi salvo o arquivo do que lendo ele de fato. No Content Snare, você terá um painel de controle onde todos seus clientes estarão cadastrados e você poderá dar acesso ao painel apenas para as pessoas certas da sua equipe.

Aprovação e reprovação de respostas do briefing

Como eu disse, muitas vezes o cliente entende errado a pergunta, mesmo tendo uma instrução. Para isso, ao invés de você ter que mandar novamente um email para o cliente dizendo para ele refazer uma resposta do briefing, você simplesmente clica no botão de Reject do Content Snare, e a plataforma automaticamente avisa o cliente que ele precisa fazer modificações. Você pode fazer o mesmo para aprovar o briefing, indicando para o cliente que está tudo certo e deixando ele mais seguro e confiante de que o trabalho está progredindo.

Cobrar o cliente para preencher o briefing

Esse acho que o problema mais chato e recorrente que podemos ter. Cobrar o preenchimento de um briefing para poder dar início a um projeto é muito desgastante e desagradável. Com o Content Snare, você poderá automatizar o acompanhamento e cobrança, definindo horários de e-mail automáticos com base nas datas e as ações do seu cliente. Por exemplo, envie um e-mail 3 dias depois de enviar o pedido – mas somente se eles não tiverem começado a inserir informações no Content Snare. Se eles começaram, espere 7 dias antes de solicitar que continuem a preencher o modelo.

No calendário do Content Snare, você pode visualizar todas as datas de vencimento e emails de saída, o que facilita bastante na organização de todos os projetos.

Área do Cliente

Acredito que uma das melhores features do Content Snare é o Client Portal, isto é, um canal de comunicação perfeito para realizar o briefing. Nele, seu cliente pode de forma simples e clara, fornecer todo o conteúdo solicitado e visualizar suas instruções, inserir conteúdo, fazer upload de imagens, escolher entre as imagens que você forneceu, fazer upload de arquivos e muito mais.

Conclusão

O Content Snare se mostrou para nós da UpSites uma ferramenta de criação e gerenciamento de briefing fundamental para gerenciar e acompanhar projetos de qualquer tamanho. A ferramenta nos dá uma vantagem enorme frente aos nossos concorrentes porque podemos oferecer uma série de recursos para nosso cliente, tornando o nosso trabalho mais profissional e muito mais eficiente.

Além de organizar o nosso workflow, temos uma relação de mais confiança e transparência com quem nos contrata, fazendo com que ele se sinta mais seguro e mais importante.

Em resumo, com o Content Snare automatizou tarefas chatas e centralizou muitas informações que fazem diferença no resultado final dos sites que desenvolvemos. Com a ferramenta nós criamos diversos formulários de modelo e listas de clientes e, com poucos cliques, enviamos os pedidos aos clientes para preencher e retornar. Cada cliente tem sua própria pasta, onde todo o conteúdo é coletado … perfeito! Isso deixou os projetos muito mais rápidos para serem concluídos, fora o tempo que economizamos deixando de correr atrás dos briefings.

Desde que passamos a usar a ferramenta podemos concentrar nossa energia no que realmente gostamos de fazer: desenvolver sites funcionais, bonitos e totalmente personalizados para cada um de nossos clientes.