Gerenciamento de projetos na prática: como usar metodologias ágeis no dia a dia

Toda empresa que trabalha com a criação e a entrega de um produto ou serviço sabe que a etapa de desenvolvimento requer o cuidado e a atenção única de uma equipe adaptável que está pronta para agir rapidamente nas mudanças. O gerenciamento de projetos é algo fundamental nessa questão.

É por isso que, cada vez mais, os gestores buscam pelos métodos ágeis no gerenciamento de projetos. Eles ajudam a organizar as demandas, usar o tempo com inteligência e manter a liderança ao gerir uma equipe. 

As metodologias ágeis aparecem como grandes aliadas na gestão de projetos, já que contribuem para a organização do trabalho e a produtividade da sua equipe, viabilizando a criação de bons produtos e serviços. 

Como você viu até aqui, existe muito barulho em torno dos benefícios do gerenciamento ágil de projetos. Mas o que é exatamente essa abordagem? E como você sabe se é uma boa opção para a gestão de sua equipe ?

Continue lendo o artigo e descubra!

Gerenciamento de projetos: o que são as metodologias ágeis de projetos e como elas surgiram?

A metodologia ágil surgiu na década de 90, na indústria de Tecnologia da Informação. As equipes de desenvolvimento de software perceberam que os métodos tradicionais, como o Waterfall ou ‘cascata’, são mais rígidos e metódicos. Como a organização das etapas nesses métodos é de forma decrescente, eles possuem pouco espaço para ajustes.

Para os líderes, os métodos tradicionais eram pesados e se tornaram armadilhas pela falta de flexibilidade, que prejudicava o gerenciamento de projetos, já que era preciso pensar em todo o processo com antecedência.  

Assim, era preciso pensar em um modelo que pudesse ser mais ‘maleável’. Então, como alternativa, os desenvolvedores começaram a pensar e adotar a metodologia ágil no gerenciamento de projetos. Com essa nova estrutura, as equipes poderiam aderir às mudanças necessárias para criar o melhor produto possível.

Esses métodos se baseiam em uma abordagem interativa na qual é possível colocar um feedback em ação de forma rápida, viabilizando mudanças responsivas para cada estágio de um sprint ou ciclo de um produto.

Ao adotar a metodologia ágil no gerenciamento de projetos, a equipe trabalha de forma rápida e colaborativa para cumprir o prazo e orçamento de um projeto.

Os 4 fundamentos do Manifesto Ágil que orientam o gerenciamento de projetos 

Em 2001, após uma reunião, 17 desenvolvedores de software se reuniram para discutir essa metodologia e criaram o que hoje é conhecido no setor como Manifesto para o Desenvolvimento de Software Ágil. O guia aborda uma série de fundamentos e princípios que norteiam o setor.

A seguir, confira os fundamentos do Manifesto Ágil.

1 Valorização das pessoas para um time afinado e responsivo 

São as pessoas que respondem às necessidades do negócio e conduzem o processo de desenvolvimento. Por isso, faz todo o sentido considerá-las primeiro e valorizá-las mais do que processos e ferramentas. Quando processos e ferramentas impulsionam o desenvolvimento, a equipe se torna menos responsiva e menos propensa a atender às necessidades dos clientes.

2 Agilidade na documentação

Antes da metodologia ágil, as equipes gastavam muito tempo para preparar a documentação de um produto, e isso causava atrasos nos projetos. O método ágil permite a simplificação desse processo, indicando ao desenvolvedor de software em qual demanda ele precisa trabalhar.

Além disso, documentos ágeis, como histórias de usuários, podem fornecer informações suficientes para a criação de um novo produto.

3 Colaboração

O cliente está inserido em todas as etapas, sendo um colaborador do produto, do início ao fim. Essa participação permite lidar com as alterações que possam surgir no meio do caminho para atender às necessidades dos clientes.

4 Responder a mudanças

Os métodos tradicionais consideravam a mudança uma despesa a ser evitada a todo custo. Sendo assim, os projetos eram executados com recursos predefinidos, ignoravam as possíveis demandas dos clientes que poderiam gerar modificações no produto final. 

O novo método permite a alteração de recursos para atender às necessidades mapeadas.  

Os 12 princípios das Metodologias Ágeis

De acordo com o Manifesto Ágil, existem 12 princípios-chave do gerenciamento de projetos. São eles:

1. A prioridade é a satisfação do cliente por meio da entrega antecipada e contínua de software valioso.
2. As mudanças são bem-vindas, mesmo no final do desenvolvimento. Os processos ágeis aproveitam as alterações, extraindo delas vantagem competitiva para o cliente.
3. Entregue o produto ou serviço algumas vezes em funcionamento com frequência, de semanas a alguns meses, com preferência à escala de tempo mais curta.
4. Profissionais da área de negócios e desenvolvedores devem trabalhar juntos diariamente durante todo o projeto.
5. Construa projetos em torno de metas. Dê a eles o ambiente e o suporte de que precisam e confie neles para fazer o trabalho.
6. O método mais eficiente e eficaz de informações para e dentro de uma equipe de desenvolvimento é uma conversa cara a cara.
7. O software em funcionamento é a principal medida de progresso.
8. Processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente.
9. É preciso manter atenção contínua à excelência técnica, ao bom design e à agilidade.
10. Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não feito – é essencial.
11. As melhores arquiteturas, requisitos e designs são de equipes auto-organizadas.
12. Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz, então avalia e ajusta seu comportamento de acordo.

Gerenciamento de projetos: 3 vantagens de aderir à metodologia ágil para sua empresa

Ao contrário do que possa parecer, a metodologia ágil não é feita somente para o setor tecnológico. Por ser um método maleável e que permite adaptações durante todo o processo, a técnica pode e deve ser utilizada por empresas de todos os segmentos, inclusive no gerenciamento de projetos.

Isso porque as metodologias ágeis permitem a iteração e a incorporação de testes contínuos, viabilizando adaptação e respostas rápidas diante das mudanças. Adotar a metodologia ágil para o gerenciamento de projetos da sua agência pode trazer algumas vantagens, como:

#1 Maior adaptação e menos riscos

Com a metodologia ágil você e sua equipe podem obter os dados necessários para o desenvolvimento de um produto. O método permite se adaptar às mudanças, conforme o feedback dado pelos clientes, de modo que a tomada de decisões é orientada pelas condições reais.

Ao aderir essa metodologia no seu gerenciamento de projetos, você adota ciclos de sprints curtos atualizando-os com frequência. Assim, sua equipe tem a chance de prever e reduzir os riscos do projeto.   

#2 Clientes mais satisfeitos

O cliente é a peça fundamental para o sucesso do projeto. Por isso, se você quer que seu produto dê certo, conte com a colaboração dele.

A metodologia ágil permite a incorporação de testes e revisões no meio do processo a fim de descobrir se o produto ou serviço construído irá, de fato, solucionar o problema do cliente. Assim, você obtém feedback em tempo real de modo que as contribuições dos clientes orientam a melhoria do seu produto.

#3 Equipe mais feliz

Como os métodos ágeis, as equipes também ganham maior autonomia. Os profissionais se sentem mais à vontade para sugerir ideias e resolver os problemas que surgirem.

Essa autonomia traz confiança para os integrantes, fazendo com que se sintam realmente parte da equipe e não só mais uma peça no projeto. É importante destacar que a colaboração e a comunicação ajudam a deixar a equipe mais eficiente, criativa e feliz.

Gerenciamento de projetos com agile: 6 dicas de como aplicar no seu dia a dia

A metodologia ágil tem como objetivo criar ciclos de desenvolvimento menores com lançamentos de produtos mais frequentes. A aplicação desse método pode ajudar sua equipe a responder a mudanças de maneira rápida e eficaz. Confira 6 dicas!

1 Planejamento do projeto

Ao iniciar o planejamento você já tem um objetivo final em mente: solucionar o problema ou melhor apresentar uma solução. O próximo passo, então, é desenvolver um projeto que permita a incorporação de testes e a colaboração do cliente. 

Tenha em mente que o escopo do projeto deve seguir um formato mutável e sem tantas amarras. Assim, será possível fazer mudanças e acréscimos ao projeto de maneira simples.

2 Criação de um roteiro do produto

O roteiro servirá para incluir os recursos necessários para compor o produto final. É parte essencial, pois as equipes planejam os recursos conforme cada iteração/sprint.

É importante criar um checklist das etapas do produto. Assim, à medida que as tarefas forem executadas, a equipe irá retirar da lista de pendências. Um dos pontos importantes e que também deve estar incluído no checklist é a etapa das operações de vendas.

3 Planejamento do Sprint

Você pode realizar um planejamento da reunião de Sprint. Dessa maneira, cada membro de sua equipe fica responsável por uma tarefa, a reunião se torna dinâmica e todos participam. Isso ajuda a tirar a sobrecarga de alguns membros e torna o trabalho mais eficaz.

4 Levantamentos diários

Reuniões ajudam no desenvolvimento e nos ajustes de rota necessários. Faça pequenas reuniões diárias de 15 minutos para entender o funcionamento da equipe. Nesse momento, eles contam o que fizeram e você terá uma noção do andamento do projeto.

5 Revisão da Sprint

Esse momento servirá para ver o funcionamento do produto ou serviço e o andamento do trabalho. Além disso, é nessa hora também que o gestor tem condições de identificar possíveis ‘gargalos’ que podem atrasar o desenvolvimento do produto. Essa reunião também servirá para a equipe apontar e discutir problemas futuros que podem surgir no uso do produto. 

Conclusão

A metodologia ágil foi criada pelo setor de desenvolvimento de TI e passou a ser usada para o desenvolvimento de software. Mas, ao contrário do que se pensa, esse método não se restringe somente ao setor tecnológico.

Pelo contrário, a metodologia ágil pode e deve ser deve ser aplicada para o gerenciamento de projetos de outros setores. Afinal, essa abordagem traz muitos benefícios: é eficaz, permite a colaboração dos clientes e os ajustes em cada etapa e, desse modo, torna o trabalho da equipe mais produtivo. 

Tudo isso, é claro, contribui para entregar uma ótima experiência ao cliente! 

[Autor convidado] 
Este guestpost foi produzido pela equipe da Operand, software de gestão para agências e equipes criativas que integra pessoas, projetos, tarefas, propostas e financeiro em um sistema simples e eficiente de gerenciar.