Passo a passo: saiba como fazer um checklist para estruturar uma operação de vendas online

No cenário dinâmico de mudanças econômicas que estamos enfrentando, é preciso preparar bem a sua estratégia digital. Uma forma de fazer isso é com um checklist para estruturar uma operação de vendas online.

É válido entender todas as informações que você precisa para começar: desde a definição dos objetivos de negócio até a padronização dos processos de rotina. Isso porque toda a organização do time de vendas é importante para que as metas sejam alcançadas.

Além disso, entendemos que variáveis como plataforma de vendas, processos de pagamento e logística de entrega (em caso de produtos físicos) também impactam diretamente no seu negócio. Mas, vamos dar um passo de cada vez, certo?

Pensando nisso, trouxemos o passo a passo de um checklist para estruturar uma operação de vendas online! Neste post, você vai conferir os principais itens para começar e manter o seu time atuando com sucesso na área comercial!

Como fazer um checklist para estruturar uma operação de vendas online: passo a passo

Antes de iniciarmos as dicas, um aviso: cada negócio tem suas especificidades e o gestor precisa estar ciente delas no momento de estruturar a operação. Desse modo, vale avaliar cuidadosamente aquilo que é possível aplicar no seu contexto, ok?

Para organizar um processo de vendas efetivo e funcional digitalmente, é fundamental saber das limitações de atuação, orçamento, autonomia e inovação. Todos esses aspectos vão influenciar no resultado final e isso precisa estar previsto desde o início. 

Consideramos, aqui, que a criação de um checklist para estruturar uma operação de vendas online exige 7 passos principais. Esses itens vão te ajudar a entender o que é importante para construir os formulários de acompanhamento e gestão do seu negócio. Confira quais são eles:

1. Entender quais são os objetivos da empresa;
2. Selecionar os vendedores de acordo com o perfil desejado;
3. Organizar a equipe por etapa de venda e/ou segmento;
4. Estruturar processos de trabalho;
5. Oferecer treinamentos aos colaboradores;
6. Definir KPIs;
7. Acompanhar os resultados.

Beleza, mas como fazer isso? A seguir, explicamos detalhadamente cada um dos aspectos para que você tenha autonomia, flexibilidade e conhecimento para definir o que é entra no seu checklist. Vamos lá?

1. Entenda quais são os objetivos da empresa

Se, presencialmente, pode ser difícil manter o alinhamento entre gestores e áreas, imagine online? Para que os impactos das ações de outros departamentos não pegue o time comercial de surpresa, é importante que os objetivos do negócio estejam claros para todas as equipes.

Assim, tem-se uma espécie de “garantia” de que todo o quadro de colaboradores está trabalhando para atingir o mesmo objetivo: os resultados pré-definidos para o crescimento da empresa.

Dessa forma, um dos itens do checklist para estruturar uma operação de vendas online é criar estratégias baseadas e de acordo com as metas já estabelecidas pela alta gestão. Além de otimizar a execução, isso pode evitar prejuízos no futuro.

2. Selecione os vendedores de acordo com o perfil desejado

Às vezes, não é fácil encontrar aquele profissional que você está buscando, com todas as condições necessárias para exercer a função. Por isso, vale priorizar quais são as qualificações que o vendedor precisa ter para atingir os objetivos da empresa.

Veja que este item se relaciona diretamente com o anterior. Portanto, uma visão holística faz muita diferença na hora de estruturar uma operação de vendas online. Dessa maneira, o fit entre colaboradores e empresa impacta positivamente nos resultados, ainda mais no período de adaptação para um ambiente 100% virtual.

Neste sentido, seu checklist deve incluir os requisitos e os diferenciais dos funcionários contratados. Inclusive, isso também serve para entender quais aspectos precisam ser desenvolvidos naqueles que já fazem parte do time.

3. Organize a equipe por etapa de venda e/ou segmento

Essa dica vai depender muito de como a sua empresa é organizada, qual o produto ou serviço que oferece e, mais uma vez, quais são os objetivos definidos. A partir disso, vale avaliar qual opção (ou as duas, se fizer sentido) é a melhor.

De todo modo, é importante ter em seu time vendedores cada vez mais especializados no que fazem. Por isso, desenvolvê-los de acordo com a etapa da venda e/ou segmentos de atuação, fará com que adquiram cada vez mais conhecimento sobre o nicho, trazendo melhores resultados.

Além disso, quando falamos em gestão online, precisamos contar com o senso de dono dos colaboradores no seu dia a dia. Ser um especialista vai contribuir para que esse sentimento seja fortalecido. Então, o seu checklist para estruturar uma operação de vendas online precisa estabelecer essa organização e garantir que ela está sendo executada.

4. Estruture processos de trabalho

Este item é muito valioso para a gestão de times em modo digital! Com processos bem definidos, todos os envolvidos têm conhecimento do que precisa ser realizado e como isso precisa ser feito.

Além disso, estabelecer o workflow em tarefas que envolvem mais membros ajuda na produtividade e na comunicação. Isso porque há acordos determinados e, assim, não há necessidade de conferir as informações a cada vez que a atividade é realizada.

Vale destacar que o checklist da operação de vendas online também deve abordar cada processo de trabalho ativo. Assim, é possível que os colaboradores consultem e identifiquem se estão realizando todas as etapas adequadamente.

5. Ofereça treinamentos aos colaboradores

Mesmo se a sua empresa já estava habituada ao trabalho online, muitas coisas mudaram nos últimos meses. Por isso, ser transparente com o time é fundamental neste momento. 

Apresente as decisões das equipes, deixando claro os motivos de cada uma delas. Principalmente, se isso for impactar o dia a dia da operação. Isso é crucial porque, em muitos contextos, envolve uma mudança cultural da empresa.

Portanto, os treinamentos podem ajudar a entender, por exemplo, novos processos, ações, ferramentas, análises de resultados e avaliações de desempenho. Vale monitorar pelo seu checklist a organização, a execução e a participação de todos 

6. Defina KPIs

Para entender se a operação está funcionando como deveria, é preciso medi-la. Então, definir key performance indicators, ou seja, indicadores de performance, vai te ajudar a acompanhar os processos.

Assim, todo o time sabe onde precisa chegar e vai definir meios para atingir os objetivos individuais e coletivos. Inclusive, os KPIs também pode ser parte da avaliação de desempenho dos colaboradores.

Dessa forma, o seu checklist para estruturar uma operação de vendas online deve especificar seus KPIs, explicitando quais são as métricas de sucesso. Isso vai permitir entender e monitorar a eficiência operacional.

7. Acompanhe os resultados

Monitorar os resultados ajuda a identificar gargalos com mais rapidez e melhorar a operação continuamente. Assim, também é possível atuar dinamicamente na resolução de problemas e na otimização dos processos.

Ou seja, de nada adianta definir KPIs sem fazer o acompanhamento. Ao analisar o retorno das ações, certamente, as tomadas de decisão serão mais assertivas e bem sucedidas.

Um outro fator muito relevante aqui é compartilhar essa análise com os times. Quando os profissionais compreendem a sua participação e envolvimento direto nos erros e acertos, o entendimento dos impactos também fica mais claro.

Dicas bônus para facilitar a rotina virtual

Além de organizar toda a operação com a sua lista, também é importante atentar para pequenas ações que podem trazer muitas melhorias para o time. Principalmente, em relação à interação entre os colaboradores. 

Por exemplo, ao enviar um arquivo anexo para um colega, podemos até pensar: “basta fazer o download, alterar e retornar o e-mail”. Porém, se uma pessoa precisa fazer esse processo várias vezes ao dia, quanto tempo ela poderia economizar utilizando documentos compartilhados na nuvem?

Por mais que pareçam práticas simples, quando executadas, fazem muita diferença na produtividade. Veja alguns comportamentos que podem ajudar nisso:

• Aplique boas práticas de comunicação assíncrona;
• Priorize documentos compartilhados em nuvem;
• Use agendas compartilhadas;
• Mantenha o status das tarefas atualizado;
• Utilize softwares de padronização de processos e gestão de vendas.

Ao incluir esses itens no seu checklist para estruturar uma operação de vendas online, você vai modificar a cultura da empresa progressivamente. Assim que os próprios funcionários identificarem os ganhos que estão tendo, a consolidação dos novos hábitos é certa!

Vamos começar?

Em resumo: os 7 passos que apresentamos vão te ajudar a selecionar e priorizar tudo o que você precisa para o seu checklist para estruturar uma operação de vendas online. O contexto do seu negócio é a base para elaborar a sua estratégia.

Por isso, evite receitas prontas! O que funciona para um setor ou modelo de negócio pode não ser a melhor opção para você. É válido acompanhar boas práticas e testar sempre. Assim, você tem a sua própria empresas como referência.

Além disso, quando falamos em gestão de times, manter a equipe de vendas online alinhada é difícil para alguns colaboradores. Portanto, as medidas que citamos podem auxiliar na adaptação em home office, facilitando o dia a dia e a performance no trabalho.

Por fim, mas não menos importante, mantenha-se organizado! Seja por checklists em planilhas ou digitais, gerenciar as ações e acompanhar os resultados é o diferencial de operações de vendas online bem sucedidas!

E aí, o que você está esperando para colocar a mão na massa? Comece com as práticas que são possíveis para o seu negócio no momento e acompanhe a transformação das suas vendas no digital!

*Este artigo foi escrito por Marina Casaril, produtora de conteúdo na Checklist Fácil.