Agendamento online de consultas: o que é e como funciona?

As empresas que dependem de agendamento por parte dos clientes para realizar suas atividades sabem o quanto é importante planejar, organizar e manter um rígido controle sobre o calendário de atendimentos. O agendamento online de consultas é uma boa forma de otimizar alguns processos.

Quando existe mais de um profissional responsável pela prestação dos serviços, os cuidados devem ser ainda maiores, uma vez que a agenda se multiplica em várias outras.

Dessa forma, é fácil perceber que, em locais como consultórios e clínicas médicas ou odontológicas, centros estéticos, salões de cabeleireiros e barbearias, a agenda de atendimento funciona quase como se fosse um “organismo vivo”.

Ela possui uma dinâmica acelerada, com solicitações constantes que incluem novos agendamentos, remarcações de emergência, encaixes, transferência de horários e cancelamentos.

Nesse cenário caótico, utilizar apenas uma agenda física de papel ou mesmo uma planilha eletrônica aberta no computador pode representar um verdadeiro “tiro no pé” na condução dos negócios.

Ferramentas como essas dependem que um funcionário especialmente alocado para a função faça o controle e organização da agenda.

No entanto, com tantas variáveis e imprevistos acontecendo em sequência, são grandes as chances de que erros de natureza humana aconteçam, prejudicando o atendimento aos clientes e, consequentemente, a própria atividade da empresa.

Uma solução eficiente para este problema são os softwares de agendamento online, sistemas que cumprem as diferentes tarefas de uma agenda de maneira automatizada, tornando mais eficiente o seu controle por parte das empresas.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é o agendamento online e os benefícios que esta ferramenta proporciona para a condução dos negócios. Continue com a gente!

O que é o agendamento online de consultas?

O agendamento online consiste em um software permanentemente conectado à internet, em que um link previamente enviado aos clientes permite a eles reservar horários, reagendar e até mesmo cancelar consultas ou atendimentos já marcados.

Do outro lado do balcão, as equipes de atendimento das empresas têm acesso em tempo real à agenda de compromissos com os clientes, sendo informados automaticamente a respeito de eventuais mudanças que ocorram (reagendamentos, cancelamentos etc.).

Do ponto de vista da experiência do cliente, os ganhos também são consideráveis. Ao ter  acesso direto à agenda online da empresa em seu dispositivo pessoal (desktop, notebook, tablet ou smartphone), a pessoa tem a chance de, rapidamente, escolher dentre as diferentes possibilidades de atendimento aquela que melhor atende às suas necessidades.

O ganho de tempo é considerável quando comparado ao modelo tradicional, em que deve telefonar para a empresa em horário comercial, correndo o risco de não conseguir ser atendido.

Caso consiga falar com um atendente e tenha seu horário agendado, pode acontecer de a anotação na agenda física ou na planilha eletrônica ser feita de maneira errônea, o que certamente trará problemas quando chegar a suposta data em que o atendimento deveria ocorrer.

Quais são as funcionalidades que o agendamento online oferece?

Um software de agendamento online permite que os clientes possam:

• selecionar na agenda da empresa o melhor dia e horário para ser atendido;
• escolher o profissional que irá prestar o atendimento;
• receber uma mensagem de confirmação via e-mail, WhatsApp ou SMS com todas as informações importantes sobre o agendamento;
• ter instruções sobre como proceder se tiver que cancelar e remarcar o atendimento;
• receber uma mensagem de lembrete sobre o atendimento até 24 horas antes do horário marcado. 

Quais benefícios o agendamento online traz para a sua empresa?

Entre os benefícios que a contratação de um sistema de agendamento online oferece, merecem destaque:

1. Diminuição do número de não comparecimentos

Quando um cliente e/ou paciente deixa de comparecer no horário em que o seu atendimento está agendado, a empresa sofre com a perda de receita e tem o seu fluxo de trabalho comprometido.

Muitas vezes, a ausência acontece pelo simples fato da pessoa ter esquecido do compromisso.

O sistema de agendamento online soluciona este problema enviando um lembrete automático ao cliente no dia anterior à hora marcada, sem a necessidade de que algum funcionário da empresa entre em contato individualmente por telefone.

1. Agendamento online de consultas disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana

Empresas que trabalham com o agendamento via telefone estão disponíveis para a marcação de atendimento apenas no horário comercial.

Isso traz limitações de ordem operacional, além de ser inconveniente e acarretar desconforto para os clientes, prejudicando a sua experiência como consumidor. 

Por outro lado, o sistema de agendamento online está disponível a qualquer hora do dia, mesmo que seja à noite, em finais de semana e feriados.

Dessa forma, as chances de a agenda da empresa estar sempre cheia são ainda maiores.

1. Levantamento de informações

Sua empresa sabe quais são os serviços mais procurados pelos clientes? Conhece que dias e horários são os mais movimentados?

Muitos aplicativos de agendamento online são capazes de acumular as informações conforme são utilizados pelas pessoas ao longo do tempo, tabulando os dados para que possam ser utilizados em benefício do seu negócio.

Se sua empresa identificar quais são os horários de maior procura, pode alocar mais funcionários para realizar o atendimento nesses períodos específicos.

Da mesma forma, ao verificar quais são os serviços de menor demanda, é possível elaborar estratégias que possibilitem aumentar as vendas.

1. Maior vantagem competitiva para negócios locais

Negócios locais que possuem grande presença na internet por meio de site e redes sociais e que, ao mesmo tempo, disponibilizam o serviço de agendamento online a seus clientes, ganham destaque nos mecanismos de busca do Google.

Com isso, essas empresas são mais facilmente encontradas pelas pessoas que necessitam de seus serviços, o que certamente se revela uma importante vantagem competitiva frente aos concorrentes.

1. Melhor qualidade do serviço prestado

Quando as equipes de atendimento têm que lidar no seu dia a dia com um volume grande de chamadas telefônicas, seus integrantes ficam sobrecarregados.

Isso faz com que tenham menos tempo para prestar um bom serviço aos clientes, prejudicando a imagem que eles têm a respeito da empresa.

A adoção de um sistema de agendamento online permite que os profissionais responsáveis pelo atendimento possam focar seus esforços em prestar um serviço ainda melhor, diminuindo a sobrecarga de trabalho em tarefas desnecessárias.

1. Fidelização de clientes e/ou pacientes

Para poderem utilizar o sistema de agendamento online, as pessoas precisam informar seu nome, endereço de e-mail e número de telefone.

Dispor dessas informações contribui para que as empresas elaborem estratégias de fidelização de clientes, que podem envolver, por exemplo, a oferta de serviços complementares.

Mas esse movimento não para por aí! Como mencionado acima, o agendamento online possibilita que os profissionais de atendimento dediquem mais tempo aos clientes, o que é um fator determinante para que haja uma maior percepção de qualidade por parte das pessoas atendidas.

Dessa forma, uma vez que se sentem satisfeitos com o serviço recebido, a tendência é que retornem outras vezes, fortalecendo seu vínculo de fidelidade com a empresa.

1. Economia de tempo e dinheiro

Ao contratar um software de agendamento online, a empresa redireciona os funcionários que cuidavam do atendimento telefônico e do controle da agenda física para outras funções, tornando o seu tempo muito mais produtivo.

A economia também aparece na redução de gastos com materiais de escritório, como agendas de papel e canetas.

Na mesma direção, vem a redução dos custos com telefonia, uma vez que o sistema online de agendamento efetua automaticamente o disparo de mensagens que lembram os clientes a respeito da data e horário de seu atendimento.

Por que e como divulgar o agendamento online de consultas?

Para que o agendamento online seja realmente eficiente e traga para a empresa todos os benefícios esperados, é importante que haja uma ampla divulgação da ferramenta por meio dos canais digitais que tem à disposição.

Aproveite, por exemplo, os conteúdos produzidos pela empresa para o blog e redes sociais para explicar as vantagens do agendamento online. 

Somente assim os clientes e/ou pacientes irão conhecer os benefícios que o sistema proporciona, passando a utilizar efetivamente o link que dá acesso à agenda da empresa.

Para que a divulgação do agendamento online alcance o maior número de pessoas, vale à pena investir nas seguintes ações:

1. Comunique seus clientes diretamente

Os clientes que ligam para a empresa devem ser avisados de que um novo sistema de agendamento online já está em funcionamento e que devem realizar o procedimento por meio dele.

É interessante que a informação seja reforçada durante a realização de cada atendimento presencial, para que a mensagem seja assimilada por todos.

Da mesma forma, é importante enviar o link que dá acesso à agenda online para os clientes que constam da lista de e-mails e de WhatsApp da empresa, bem como em mensagens SMS.

1. Utilize os canais digitais da empresa

O link da agenda online deve estar presente no site da empresa e também no perfil profissional do Google Meu Negócio. Isso fará com que o sistema de agendamento seja encontrado sempre que a pessoa pesquisar sobre a empresa.

Além disso, o link deve estar presente nas diferentes páginas do site para que seja facilmente visualizado e possa ser utilizado.

1. Use a lista de transmissão do WhatsApp

O WhatsApp é uma ferramenta poderosa de divulgação de informações. Por isso, a empresa deve elaborar uma mensagem explicativa sobre o agendamento online e enviar o link para a sua lista de clientes utilizando o recurso da lista de transmissão.

Também vale a pena colocar o link da agenda online no cabeçalho de informações sobre a empresa.

1. Explore o potencial das mídias sociais

Facebook, Instagram, YouTube e Linkedin são canais de comunicação de grande alcance que não podem ser deixados de lado na estratégia de divulgação do agendamento online.

Crie posts em cada uma das redes sociais da empresa e não deixe de incluir o link da agenda nos espaços de apresentação, como, por exemplo, a Bio do Instagram.

5) Divulgue a agenda nos materiais da empresa

Promova a divulgação do link do agendamento online em materiais físicos que estejam presentes, por exemplo, na recepção da empresa. É o caso de cartazes, materiais promocionais etc.

Nesse caso, a melhor maneira de divulgar é por meio de um QR Code impresso, que permite ao cliente acessar a agenda online na hora utilizando o próprio celular, enquanto espera ser atendido.

Agendamento online de consultas: ferramenta indispensável para as empresas que prestam atendimento

Cada vez mais os consultórios e clínicas médicas ou odontológicas, centros de estética feminina e masculina, entre outras empresas que trabalham com atendimento presencial, se dão conta de que a qualidade de seus serviços deve prevalecer desde o momento em que a pessoa entra em contato para marcar um horário de atendimento.

Nesse sentido, os sistemas de agendamento online permitem que a experiência do cliente e/ou paciente seja a melhor possível desde o primeiro contato, oferecendo um serviço fácil de usar, um intuitivo site para seu consultório  e uma eficiente e segura privacidade de informações.