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Se você quer garantir o desenvolvimento da sua empresa, é essencial contar com um sistema de gestão (ERP). Essa é uma tecnologia que fornece um grande número de benefícios para os negócios que a implementam. Entretanto, será necessário que o gestor saiba como escolher ERP.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo explicamos as vantagens desse programa e, após, as principais estratégias para que você consiga encontrar o software ideal para seu negócio.

 

O que um ERP pode fazer pela sua empresa?

Primeiro, conheça os reflexos gerados por essa tecnologia na sua empresa. Essas informações são importantes para que você saiba quais o que esperar da plataforma antes de contratá-la.

Padronização e otimização de processos

A otimização se dá pela automatização de atividades, já que o ERP faz com elas sejam realizadas mais rapidamente e com menos custos. Todos os departamentos também utilizarão as mesmas ferramentas e padronizem os processos, o que evita a ocorrência de erros e falhas na comunicação.

Isso ocorre pelo fato de que a plataforma integra todas as áreas da empresa, fazendo com que os dados entre elas sejam trocados automaticamente. Por exemplo, não será necessário que colaboradores redigitem informações recebidas de outro setor, pois elas serão processadas automaticamente pelo sistema.

Centralização das informações

Uma das principais finalidades de um ERP é a de centralizar as informações de todos os setores em uma única plataforma. Os gestores terão uma visão ampla, clara e real sobre todo o negócio, além de terem as informações atualizadas em tempo real.

Economia de tempo

Essa tecnologia automatiza várias operações consideradas puramente burocráticas, morosas e cansativas, permitindo que os colaboradores se dediquem às atividades mais estratégias – que agregam mais valor.

Outra economia de tempo consiste no fato de que a troca de informações entre as áreas também é feita de forma automática, o que elimina a necessidade de fazer encaminhamentos, traslados, digitação e troca de emails, ligações etc.

Maior segurança das informações

Um bom ERP tem um robusto de sistema de segurança que inclui anti-vírus, firewalls, criptografia de dados, ferramentas antifraudes, entre outras. Essas tecnologias garantem que os dados da empresa, dos seus clientes e parceiros estejam protegidos contra invasões de hackers — criminosos virtuais.

Outro recurso que aumenta a segurança são as permissões de acesso. Esse recurso possibilita que você limite quais colaboradores podem acessar determinadas informações, protegendo os dados confidenciais de cada setor.

Redução de custos

Tecnologias, em geral, trazem muitas economias para uma empresa, pois diminui o uso de materiais físicos. Mas um ERP vai além e reduz ainda mais custos com a automatização de processos, redução de erros e aumento do controle dos bens do negócio — o que diminui perdas e desperdícios.

Como escolher ERP ideal para sua empresa?

Saiba que não é qualquer sistema de gestão que fornecerá os benefícios mencionados anteriormente. Para que você entenda como escolher ERP corretamente, será necessário aplicar estratégias e técnicas específicas que serão explicadas a seguir.

1. Considere o seu segmento

A primeira dica é considerar o ramo do seu negócio. Se você gerencia um varejo, por exemplo, o software precisa fazer o controle do estoque e a gestão de clientes.

Essa dica é importante pelo fato de que nem todas as funcionalidades disponíveis em um sistema genérico serão úteis à sua empresa, fazendo com que pague por recursos que não utilizará. Um programa especializado também trará mais utilidades para seu nicho e maximiza o custo-benefício.

Listamos abaixo alguns ramos e aplicações específicas para eles.

Indústrias

Algumas das principais necessidades de indústrias está em melhorar o controle de seus bens, prazos e ciclo produtivo. Por isso, um ERP para esse ramo deve incluir recursos como:

  • sugestão de compra de matérias-primas, insumos e materiais de acordo com o consumo e a demanda;
  • amplo e preciso controle das ordens de produção, prazos, estoque e inventário;
  • KPIs que monitorem a performance de vendas por canal, produto, cliente, vendedor, entre outros;
  • maior gestão da cadeia de fornecimento;
  • visão completa das finanças, faturamento e inventário;
  • processamento de vendas multicanais;
  • integração com diferentes Marketplaces e plataformas de e-commerces;
  • lista de preços dos produtos por região e clientes, além dos valores ideais para promoções;

Atacadista e distribuidor

Esses ramos lidam com grandes e variados estoques, por isso o ERP deve permitir uma gestão precisa de múltiplos estoques, trazer opções de controle por lote e data validade, otimizar as atividades de separação e entregas, bem como permitir ressuprimento conforme o consumo.

A tecnologia também precisa auxiliar na gestão dos clientes e parceiros comerciais do negócio, devendo incluir um CRM, integrar plataformas de e-commerce e Marketplace, ajudar na gestão de descontos e autorização de crédito.

Serviços de assistência técnica e contratos

Esse tipo de empresa precisa assegurar qualidade e agilidade na prestação de serviços, além de garantir a segurança das informações.

Para atingir essa finalidade, o ERP deve facilitar a comunicação entre os gestores e os profissionais de campo, fornecer meios para que os primeiros monitorem os segundos, permitir acompanhar e calcular o tempo gasto com os serviços prestados.

Varejos

Varejo é um ramo bastante amplo e pode atender a diferentes nichos, como e-commerce ou loja virtual; lojas de materiais de construção; calçados, roupas e acessórios; peças, máquinas e equipamentos; cama, mesa e banho; joias, acessórios e cosméticos e food service.

Uma boa fornecedora é capaz de desenvolver um ERP cujas funcionalidades que satisfaçam as necessidades de todos esses nichos. Algumas delas são:

  • fazer integração entre a loja física e a virtual — sendo compatível com os principais Marketplaces e plataformas de e-commerce;
  • melhorar o controle do estoque e inventário;
  • possibilitar criação de programa de fidelidade e desconto;
  • aplicar KPIs de performance de vendas;
  • integrar-se com bancos, contadores e parceiros;
  • automatizar o financeiro, isso inclui o fluxo de caixa e demonstrativos de resultado;
  • ser homologado com equipamentos de automação comercial;
  • fazer sugestões de compra com base no consumo.

2. Avalie suas necessidades específicas

Faça um levantamento das falhas presentes na rotina do seu negócio — como erro na reposição de itens ou na comunicação entre os colaboradores — e verifique se as funções do sistema serão capazes de solucioná-las.

Antes de escolher um ERP, entre em contato com a fornecedora e questione se o programa satisfará suas necessidades.

Como essa é uma plataforma bastante completa, nem sempre a empresa conseguirá listar todas as suas funções na página de seu portal. Além disso, a contratada pode desenvolver novas funções especialmente para seu negócio.

3. Verifique se o ERP é nuvem

Nuvem consiste na utilização dos sistemas da fornecedora para fazer o processamento, ela disponibilizará o ERP via Web — sem a necessidade de instalação — e seus colaboradores apenas precisarão de internet para acessá-lo. Isso faz com que o software seja dotado das seguintes qualidades:

  • mobilidade: poderá ser acessado de qualquer lugar e a qualquer hora. Essa qualidade permite que os gestores acompanhem o trabalho à distância e os colaboradores realizem home office, se necessário;
  • flexibilidade: sua empresa não ficará limitada a alguns computadores, pois eles podem ser acessados de diferentes dispositivos – como computadores de mesa, smartphones, notebooks e tablets;
  • economia: não será preciso investir em uma robusta infraestrutura de servidores, redes e equipamentos, bastando apenas ter uma internet de qualidade;
  • facilidade de implementação: não é necessário se preocupar com instalações de softwares em máquinas.

4. Analise a qualidade do atendimento

Depois de contratar uma fornecedora, sua empresa precisará entrar em contato com ela constantemente, seja para falar sobre a emissão de nota fiscal, questionar sobre bugs (falhas) ou sistema fora do ar, faturamento ou solucionar dúvidas.

Por essa razão, é crucial avaliar a qualidade do atendimento e do suporte técnico antes de fechar contrato. Para isso, analise os seguintes aspectos:

  • vias para contato, como telefone, email, whatsapp e troca de mensagens diretamente pelo site;
  • se as dúvidas são solucionadas no primeiro contato;
  • o tempo necessário para ser atendido;
  • se a empresa tem um Service Level Agreement (SLA), que estipula o tempo máximo de atendimento para o suporte;
  • verifique se existe um tempo máximo de uso do suporte técnico mensal;
  • pergunta sobre o que não está incluso no valor do suporte técnico, como treinamento e criação de novas funções específicas para seu negócio.

5. Agende uma demonstração da solução

Antes de tomar sua decisão, você pode solicitar uma demonstração do software da fornecedora. Peça para que um de seus colaboradores listem as necessidades que devem estar presentes na fornecedora e agende uma apresentação com a empresa a ser contratada.

A avaliação dependerá do comprometimento do seu colaborador com o projeto, por isso que deve ser levado um usuário-chave para participar da demonstração.

Nessa etapa também será necessário avaliar o processo de implementação do ERP na rotina da organização, o que pode ser feito à distância ou presencialmente.

No primeiro caso, será preciso que a empresa tenha uma pessoa que receberá o conhecimento e treinará o restante do pessoal. Se a implementação for presencial, a fornecedora deverá realizar o agendamento da visita e enviará o profissional responsável pelo processo. Você precisa escolher a opção que seja mais vantajosa e econômica à sua empresa.

É inegável que o sistema de gestão alavancará o desenvolvimento e a competitividade da sua empresa. Porém, é essencial saber como escolher ERP adequadamente, o que pode ser feito ao aplicar as técnicas explicadas neste conteúdo!

Marcos Leite, VP Vendas e Marketing em Artsoft Sistemas

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