5 Estratégias para otimizar a comunicação empresarial em 2022

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As mudanças dos últimos dois anos colocaram as práticas da comunicação empresarial em foco, especialmente como elas funcionam quando as pessoas não estão fisicamente próximas.  

 

A forma como as empresas se comunicam com os funcionários, clientes e fornecedores mudou consideravelmente, mas nem todas as organizações conseguiram se adaptar. Entender o que a comunicação empresarial precisa é o primeiro passo para fazer com que os fluxos de trabalho sejam frutíferos. 

 

Para isso, é fundamental começar a definir estratégias com um plano de comunicação, como este abaixo, para que todos os envolvidos permaneçam atualizados sobre as estratégias de comunicação.

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O que é comunicação empresarial?

A comunicação nos negócios assume várias formas. A comunicação interna é o processo de comunicação entre funcionários, gerentes e membros do C-Suite.

 

Já a comunicação externa pode ocorrer entre uma empresa e seus clientes, ou uma empresa e seus fornecedores ou acionistas, por exemplo.

 

Uma organização de negócios tem metas e objetivos para os quais trabalha – transmitir essas metas de maneira clara para os públicos internos e externos é essencial para que as operações de negócios ocorram.

Por que a comunicação eficaz é importante nos negócios?

Habilidades eficazes de comunicação empresarial estão no centro de qualquer estratégia de crescimento e ajudam as equipes a construir laços para criar um ambiente de trabalho eficiente.

 

Como resultado, uma boa comunicação torna mais fácil para as empresas aumentar sua produtividade, margens de lucro e melhorar a satisfação do cliente.

 

Aqui estão as cinco razões pelas quais a comunicação nos negócios é importante em 2022.

Aumenta o engajamento das equipes 

A comunicação empresarial eficaz é essencial para melhorar o envolvimento dos funcionários. O engajamento vai além de simplesmente manter o interesse dos funcionários – trata-se mais de estimulá-los a participar ativamente dos negócios e defender a organização.

 

Manter os funcionários informados sobre mudanças nos negócios, ou até mesmo atualizações funcionais, pode ajudar a aumentar o engajamento.

 

O desenvolvimento de liderança é outra área que melhora o engajamento por meio da comunicação. Além disso, os programas de mentoria onde o conhecimento é compartilhado incentiva o crescimento dos funcionários. 

Menos problemas de comunicação

Quando as equipes não têm habilidades de comunicação empresarial, o fluxo de informações pode ser interrompido ou ignorado. 

 

Como resultado, atualizações e detalhes importantes podem não ser compartilhados a tempo levando a problemas nos projetos e clientes insatisfeitos.

 

Isso é ainda mais crucial considerando o número de funcionários que agora trabalham em casa – a comunicação é mais difícil e mais importante devido a essas circunstâncias alteradas.

 

Ao configurar métodos de comunicação e determinar as ferramentas certas da empresa a serem usadas, há menos chances de informações serem perdidas ou mal compreendidas.

Melhor cultura da empresa

Um dos fundamentos da comunicação empresarial é garantir que todos os funcionários visualizem processos, compartilhem ideias e encontrem soluções. Isso ajuda a melhorar a cultura da empresa e promover um ambiente de trabalho positivo.

 

Um tipo de material para ajudar as equipes a entenderem táticas complexas é o diagrama espinha de peixe, também chamado de diagrama de Ishikawa. Esse tipo de recurso vosual é ótimo para encontrar as causas de resultados que precisam ser melhorados para e as ações para otimizá-los 

 

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Rotatividade de funcionários reduzida

Os funcionários nem sempre saem das empresas porque não gostam do trabalho – às vezes ficam sem escolha porque os sistemas de comunicação não funcionam.

 

Quando os funcionários sentem que estão sendo informados sobre o negócio, sua função, onde precisam melhorar e que podem compartilhar sua voz, isso reduz a rotatividade de funcionários.

 

É mais importante do que nunca manter as linhas de comunicação abertas para que os funcionários se sintam valorizados – isso ajudará a melhorar as taxas de retenção de funcionários.

Fidelização de clientes

A comunicação empresarial eficaz mantém os funcionários engajados, mas também melhora a satisfação do cliente.

 

Uma falha na comunicação dentro da organização afetará o atendimento ao cliente. Os funcionários voltados para o cliente precisam ter as informações mais recentes ao falar com os clientes.

 

Se os clientes recebem informações incorretas ou conflitantes, isso reflete negativamente na organização. É por isso que a comunicação deve ser priorizada nos processos internos de negócios.

5 maneiras de melhorar as habilidades de comunicação empresarial

 

Descrevemos por que a comunicação nos negócios é importante. Mas como as organizações podem melhorar suas habilidades de comunicação em 2022? Aqui estão cinco métodos. 

Participação ativa

Uma das habilidades de comunicação empresarial que está se tornando mais difícil de manter é a escuta ativa. Especialmente desde que a videoconferência se tornou um dos principais método de comunicação.

 

A escuta ativa requer concentração – não apenas para ouvir a mensagem do orador, mas para entender o que ele está dizendo e retê-lo para uso futuro.

 

Mas é difícil para o público se concentrar em uma mensagem se o orador não for igualmente ativo. Criar experiências interativas em apresentações e palestras engaja melhor o público.

 

Os gerentes podem considerar a criação de um questionário ou enquete para incluir em suas apresentações para que o público esteja ativamente envolvido na conversa.

Use também o data storytelling, ou narrativa orientada por dados, para condensar as informações e torná-las mais atraentes e memoráveis ​​para os membros do público.

Crie conexões com os funcionários

A importância da comunicação empresarial pode ser vista na forma como os funcionários, gerentes e executivos C-Suite interagem uns com os outros.

 

Com o trabalho remoto se tornando a norma, é mais importante que a alta administração se lembre de detalhes sobre suas equipes.

 

Isso ajuda a construir conexões dentro da organização. Também faz com que os funcionários sintam que estão sendo notados e reconhecidos.

Prepare-se para aprender

Aprender é parte integrante de estar em uma comunidade. Esse também é um dos fundamentos da comunicação empresarial. As organizações podem buscar cursos on-line sobre como melhorar a comunicação interna – não apenas para funcionários, mas também para a equipe de gerenciamento.

 

Os programas de mentoria também são uma ótima maneira de funcionários e gerentes interagirem e aprenderem uns com os outros. 

Invista em tecnologia

As comunicações empresariais tornam-se mais fáceis com a tecnologia — elas agilizam o processo e ajudam a evitar situações em que informações desatualizadas são usadas.

 

Por exemplo, um documento que envolve um novo processo pode ser enviado por e-mail, mas há chances de alguém ficar de fora.

 

Em vez disso, se a organização tiver uma plataforma compartilhada para hospedar atualizações, o documento poderá ser adicionado lá para que todos tenham acesso à mesma versão.

 

Softwares de gerenciamento de projetos como Dropbox, Trello e Smartsheet tornam mais fácil para as organizações compartilhar arquivos, notificar as equipes sobre atualizações e se comunicar com mais eficiência.

Ferramentas eficazes de comunicação empresarial

 

Na mesma linha, existem inúmeras soluções de comunicação empresarial disponíveis agora. A maioria destes são acessíveis para pequenas empresas.

Abaixo estão os tipos de ferramentas mais comumente usadas para comunicação empresarial.

Aplicativos de mensagens

Aplicativos de mensagens online e ferramentas de bate-papo em equipe se tornaram a necessidade do momento. Esses aplicativos facilitam a comunicação entre as equipes, independentemente do fuso horário em que estejam.

 

Embora as organizações ainda usem e-mail, eles tendem a chegar nas caixas de entrada e permanecer lá – além disso, às vezes os e-mails ficam presos em filtros de spam.

A comunicação instantânea é mais necessária agora do que nunca – é aí que entram os aplicativos de mensagens.

Ferramentas de colaboração

Para evitar sobreposição de trabalho ou notificações perdidas, as ferramentas de colaboração empresarial tornaram-se uma das soluções de comunicação empresarial mais comuns.

 

As ferramentas de colaboração podem incluir aplicativos de mensagens, software de gerenciamento de projetos e planilhas, além de muitas outras ferramentas. Este tipo de software permite que as equipes alterem documentos ativos, acionando notificações para todos os envolvidos no documento ou cartão.

 

Os funcionários nunca perdem uma mensagem, nem trabalham com arquivos desatualizados, levando a uma melhor comunicação e produtividade.

Recursos visuais.

 

O uso de recursos visuais nas comunicações de negócios ajuda na melhor compreensão e memorização das informações.

 

Ao criar recursos visuais para ajudar os funcionários a entender processos, mantenha o visual simples e direto ao ponto, para que seu público possa entender o que você deseja.

Chamadas de Vídeo

As videochamadas se tornaram onipresentes na vida profissional e permanecerão assim por alguns anos.

 

A comunicação empresarial depende de discussões regulares entre os funcionários. Com as pessoas trabalhando em casa, tornou-se mais importante do que nunca ter essas conversas por vídeo.

 

Por meio do vídeo, os funcionários podem se ver e se sentir mais conectados.

Existem inúmeras ferramentas gratuitas para as empresas usarem – e muitas não têm restrições para usá-las.

Webinars

Quando as empresas precisam treinar ou atualizar um grande número de funcionários, os recursos visuais são muito mais eficazes para a retenção de conhecimento. Em vez de compartilhar um longo e-mail com blocos de texto, um webinar curto seria uma escolha melhor.

 

Os webinars se tornaram uma maneira popular de compartilhar informações com grandes grupos de pessoas ao mesmo tempo.

 

A ascensão do software de webinar conveniente tornou isso mais fácil para as empresas, independentemente do seu tamanho, para que a comunicação empresarial seja mais eficiente e abrangente.

Conclusão: uma boa comunicação empresarial pode fazer a diferença em 2022

A comunicação empresarial eficaz torna mais fácil para os funcionários e a alta administração trabalharem juntos para alcançar os objetivos da empresa.

 

Isso não apenas faz com que o processo interno flua suavemente, mas até mesmo as partes externas, como os clientes, se beneficiam.

 

Como resultado, as empresas são mais capazes de atingir suas metas e podem esperar um crescimento contínuo.

 

 

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